Comment choisir les bonnes personnes aux fonctions clé en Chine ?

Créer une entreprise en Chine – quels rôles dans la gestion de l’entreprise ?

Plan d’action:

Il faut déterminer qui nommer pour les rôles suivants :

• Actionnaire
•  Signataire autorisé de l’actionnaire
• Conseil d’administration/Directeur exécutif
• Représentant legal
• Directeur general
• Superviseur

Qui doit être l’actionnaire ?

Personne physique versus personne morale

Allez-vous plus ou moins de responsabilité en tant qu’individu ou plus ou moins de responsabilité en tant qu’entreprise ?

Il est préférable d’avoir une société comme actionnaire pour une responsabilité moindre et ce d’autant plus compte tenu de l’impact fiscal. 

Dois-je envisager une société holding offshore ?

Réduire le taux d’imposition sur la base des conventions de double imposition : les sociétés holding offshore sans substance commerciale ou économique peuvent être exclues

Transfert indirect d’actifs : Un investisseur qui a constitué une participation dans une société de Chine continentale par l’intermédiaire d’une société holding offshore pourrait-il, si l’investisseur vend des participations dans la société offshore, être soumis à une charge fiscale supplémentaire en Chine.

Lieu de gestion effective de la société chinoise : si l’Administration d’État des impôts (SAT) considère que la gestion quotidienne d’une société offshore se fait en Chine continentale, la société offshore peut être soumise à l’impôt sur les bénéfices en Chine continentale.

Étude de cas 1 : Rotation élevée de la direction d’entreprise

1. PME au Canada incorporant leur entreprise en Chine
2. Au cours des 2 premières années d’activité, ils ont dépensé plus de 80 000 RMB en honoraires d’avocat pour changer la structure internationale de l’entreprise
3. Démission continue à des postes de niveau C au siège social qui a causé des perturbations pour la société chinoise.

Étude de cas 2 : Licenciement de personnes physiques dans la structure de l’entreprise

1. PME en Italie implantée en Chine depuis plusieurs années
2. Le représentant légal était un Italien, ayant déménagé en Chine pour gérer la filiale
3. Le siège italien a décidé de mettre fin à son emploi – ‘’oubliant’’ qu’il a été nommé représentant légal
4. Les documents doivent être signés par un représentant légal – personne sur place – en tant que représentant légal
5. La société a essayé d’indiquer que le représentant légal était ‘’décédé’’

Étude de cas 3 : Aucun remplacement pour les individus au sein de la structure de l’entreprise

1. Une PME aux États-Unis a constitué sa filiale en Chine
2. Le représentant légal était le responsable des opérations Asie-Pacifique (choix logique) – tout était parfait jusqu’à ce que…
3. Il a démissionné
4. Pendant un an et demi, il était toujours le représentant légal de la filiale chinoise car le siège américain ne pouvait pas décider ou trouver un remplaçant
5. L’individu a menacé de poursuivre l’entreprise car pendant un an et demi, il était le ‘’visage légal’’ de l’entité en Chine. Si quelque chose de ‘’mauvais’’ devait se produire, il en serait responsable – dans le pire des cas, il serait empêché d’entrer en Chine, affectant ainsi son nouveau rôle et sa nouvelle position.

La structure de l’entreprise en Chine

Critères de sélections de ces personnes :

1. PAS besoin de résider en Chine
2. Devrait être responsable des affaires en Chine – ne choisissez pas au hasard
3. Conseil d’administration – Par défaut, le président est le représentant légal
4. Le membre du conseil d’administration peut être le représentant légal qui peut être le directeur général
5. Le directeur exécutif peut être le représentant légal qui peut être le directeur général
6. Le superviseur NE PEUT PAS être membre du conseil d’administration, NE PEUT PAS être le représentant légal et NE PEUT PAS être le directeur général

Responsabilités du Conseil d’administration ou du Directeur Général

• Convocation de l’Assemblée Générale des Actionnaires et rapport aux Actionnaires ;
• Exécuter les résolutions des actionnaires ;
• Elaboration de la stratégie d’entreprise et des plans d’investissement de l’entreprise ;
• Élaborer les plans budgétaires annuels et les plans comptables définitifs de l’entreprise ;
• Elaboration des plans de répartition des bénéfices et des plans de redressement des pertes de l’entreprise ;
• Elaborer les projets de la société sur l’augmentation ou la diminution du capital social et/ou du montant total de l’investissement, ainsi que sur l’émission d’obligations d’entreprises ;
• Elaborer les projets de fusions-acquisitions de la société concernant d’éventuelles scissions, dissolutions ou liquidations de la société ainsi que le changement de forme juridique de la société ;
• Nomination et révocation du Directeur Général et fixation de sa rémunération ainsi que lors de la fixation de leurs rémunérations ;
• Elaboration des règles et politiques de base de l’entreprise ;
• Autres responsabilités telles que stipulées par l’actionnaire (s) dans les statuts

Responsabilités du Représentant légal

Conformément à l’article 49 des Principes généraux du droit civil de la République populaire de Chine, la société à responsabilité limitée doit rester responsable et son représentant légal peut en outre être condamné aux sanctions ou pénalités administratives si l’un des les circonstances suivantes sont applicables. Si l’infraction constitue un crime, la responsabilité pénale sera recherchée conformément à la loi :

• Mener des opérations illégales au-delà de la plage approuvée et enregistrée par l’autorité d’enregistrement ;
• Dissimuler des faits aux autorités d’enregistrement et fiscales et frauder :
• Retirer secrètement des fonds ou cacher des biens pour échapper au remboursement de dettes ;
• Disposer d’un bien sans autorisation après la dissolution, la dissolution ou la faillite de l’entreprise ;
• Ne pas faire de demande d’enregistrement ou ne pas faire d’annonce publique dans les plus brefs délais en cas de changements substantiels ou de fermeture complète de l’entreprise, ce qui peut entraîner de lourdes pertes pour les personnes investies dans l’entreprise ;
• Se livrer à d’autres activités interdites par la loi, portant atteinte à l’intérêt de l’État ou à l’intérêt public.

Responsabilités du Directeur General

• Superviser la marche des affaires de la société et mettre en œuvre les résolutions du Conseil ou du Directeur Général ;

• Exécuter les plans opérationnels annuels et les plans d’investissement de l’entreprise ;
• Formuler des plans sur la mise en place des départements de gestion interne de l’entreprise;
• Rédaction du système de gestion de base de l’entreprise ;
• Rédaction des politiques spécifiques de l’entreprise ;
• Proposer la nomination et la révocation du (des) Directeur(s) Adjoint(s) de la société et du (des) Directeur(s) Financier(s) ;
• Décider de la nomination ou de la révocation du Personnel Exécutif autre que ceux dont la nomination de la révocation doit être décidée par le Conseil ou le Directeur Exécutif ; et
• Toute autre fonction ou pouvoir autorisé par le Conseil ou le Directeur Exécutif.

Responsabilités du superviseur

• Inspecter les affaires financières de l’entreprise;
• Superviser l’exercice et les fonctions des Administrateurs et des Dirigeants et proposer la révocation de tout Administrateur ou Dirigeant qui violerait toute loi, règlement administratif, les Statuts ou toute résolution des assemblées d’actionnaires
• exiger de tout directeur ou cadre supérieur qu’il prenne des mesures correctives si ses actions portent atteinte aux intérêts de l’entreprise ;
• Proposer la convention d’assemblée générale provisoire et la divulgation et la divulgation de toute mauvaise conduite au cours de laquelle le Conseil d’administration/Directeur exécutif n’a pas exercé ses fonctions prévues par la loi ;
• Faire des propositions à l’Assemblée Générale ;
• Initier des poursuites contre un administrateur ou une haute direction ; et
• Toute autre fonction ou pouvoir spécifié dans les statuts.

Le pouvoir de l’autorité

Attribuer le pouvoir

Déléguer le pouvoir nécessite toujours un certain degré de confiance. MAIS il existe quelques mesures simples que chaque investisseur étranger devrait envisager pour atténuer les risques auxquels sa filiale chinoise est exposée.

Attribution de pouvoir au Représentant légal

• Ne pas trop impliquer le représentant légal dans les opérations quotidiennes de l’entreprise.
• Les investisseurs étrangers peuvent envisager de désigner un représentant légal qui ne réside pas en Chine, dont la signature n’est requise que 2 ou 3 fois par an.
• Obtenez des copies signées des feuilles de signature qui ne sont pas datées à des fins de sécurité – pas seulement pour le représentant légal, mais pour toutes les personnes au sein de la structure de l’entreprise

Attribution du pouvoir au directeur général

• Ne nommez pas le directeur général, si vous ne connaissez la personne que depuis moins d’un an.
• Ne donnez pas au directeur général un accès illimité aux tampons et sceaux de l’entreprise. Établissez des règles pour l’utilisation des tampons et sceaux, comme exiger que les décisions importantes portent également les tampons ou la signature du directeur, du superviseur ou du représentant légal.
• Les investisseurs peuvent également engager un tiers pour agir en tant que dépositaire des sceaux et des sceaux de l’entreprise.
• Limiter les pouvoirs du directeur général dans les statuts. Cela pourrait inclure le plafonnement du montant d’argent qu’un directeur général peut traiter.
• Planifiez soigneusement qui sont les signataires du compte bancaire – le directeur général peut-il y accéder ?

Attribuer le pouvoir d’utiliser les tampons et les sceaux de l’entreprise

• Une entreprise est liée chaque fois qu’un contrat ou d’autres documents sont apposés avec le sceau ou la côtelette de l’entreprise
• C’est plus simple dans le sens où l’on peut dire immédiatement si une entreprise a approuvé ou non le contenu d’un document.
• Ce qui le rend dangereux, cependant, c’est que celui qui détient les côtelettes peut lier l’entreprise.
• En plus de cela, il y a le risque de faux tampons.

La Chine propose différents types de tampons à des fins différentes :

1. Tampon de l’entrerpise
2. Tampon des finances
3. Tampon pour les contrats
4. Tampon pour les factures
5. Tampon pour les doaunes
6. Tampon du représentant legal

Remarque : Les tampons entreprise, finance et douane sont obligatoires, tandis que la tampon contrat est accessoire. Les tampons entreprise, les finances et le représentant légal (le cas échéant) doivent être enregistrés auprès du Bureau de la sécurité publique, de l’Administration de l’industrie et du commerce (AIC) et de la banque locale.

 

Plan d’action : questions à poser à votre direction sur les opérations en Chine

1. Qui ou qu’est-ce qui fait l’investissement en Chine ? Une entreprise ou un particulier ?
2. Qui est le décideur de l’entreprise chinoise ?
3. Qui sera le directeur financier/directeur financier ?
4. Qui sera le signataire bancaire OU qui approuvera les paiements ?
5. Qui gardera le contrôle des tampons de l’entreprise ?

 

Pour toute information sur la façon de choisir les bonnes personnes pour votre gestion d’entreprise en Chine, veuillez contacter notre équipe par email à info@opkofinance.com ou par téléphone au +852 2654 8800/+86 187 177 31958.