Le Schema directeur de la constitution d’une société en Chine

Le plan d’incorporation de la Chine

Quels sont les problèmes rencontrés par les investisseurs étrangers ?

1. Je ne connais pas le processus de constitution en Société ?
2. Je ne comprends pas la chronologie,
3. Confus par la liste des documents,
4. Étonné par la quantité de documents,
5. L’absence de transparence concernant les principales considérations à prendre en compte,
6. Aucun temps et processus de réflexion ne sont pris réellement pris en considération

La Chronologie

A. Calendrier d’enregistrement d’une société

B. Post-inscription

Liste de documents

1. Certificat de constitution
2. Lettre de déclaration
3. Statuts (version chinoise)
4. Statuts (version anglaise)
5. Lettre de nomination au directeur/représentant légal
6. Lettre de nomination au superviseur
7. Lettre de nomination du directeur général
8. Lettre d’engagement (version chinoise)
9. Lettre d’engagement (version anglaise)
10. Formulaire de demande
11. Formulaire de candidature (version anglaise)
12. Formulaire de procuration
13. Formulaire POA (version anglaise)
14. Lettre d’autorisation pour les documents juridiques
15. Lettre d’autorisation pour les documents juridiques (version anglaise)
16. Formulaire d’engagement pour le périmètre d’activité
17. Formulaire d’engagement pour le périmètre d’activité (version anglaise)
18. Formulaire d’engagement pour approbation
19. Formulaire d’engagement pour approbation (version anglaise)
20. Formulaire de confirmation du nom de l’entreprise
21. Formulaire de confirmation du nom de l’entreprise (version anglaise)
22. Tableau de la structure de propriété
23. Page de signature – Signature désignée de l’actionnaire
24. Page de signature – Signature désignée du directeur général
25. Passeport d’actionnaire
26. Passeport du directeur exécutif
27. Passeport du représentant légal
28. Passeport du superviseur
29. Contrat de location de bureau
30. Certificat de propriété de bureau
31. Licence commerciale du propriétaire
32. Plan des bureaux

Rappels :

• La constitution d’une société suit un processus à l’ancienne
• Une pile de papier A-4 doit être imprimée
• Tout en anglais et chinois
• Un stylo à encre noire doit être utilisé pour signer les documents

Des considérations clés doivent être prises en compte pour l’incorporation
– tout cela doit être décidé avant la création de votre entreprise

 

Étape 1 : Structurer

Décision 1 : Type d’entités et champ d’activité

Type d’entités

• Bureau de représentation (RO)
• Entreprise à capitaux entièrement étrangers (WFOE)
• Entreprise commerciale à capitaux étrangers (FICE)
• Entreprise nationale (DOE)
• Coentreprises (JV)

Considération de la portée de l’entreprise

Responsabilité – Un RO n’est pas une entité indépendante. C’est une extension de sa maison mère. À ce titre, la société mère et le représentant principal du RO et la responsabilité de ses opérations. Une LCC offre une plus grande protection car il s’agit d’une forme de société à responsabilité limitée (LLC). Cependant, elle n’offre pas le même niveau de protection que dans d’autres juridictions, de sorte qu’une société holding offshore s’intercale souvent entre la société chinoise et son bénéficiaire ultime.

Flexibilité – Il est possible de créer une filiale de LLC dans d’autres villes et d’étendre la portée d’une entreprise pour inclure des secteurs d’activité supplémentaires. Ce n’est pas possible avec un RO. Les RO ne peuvent pas être convertis en LLC. Si vous souhaitez restructurer votre entreprise, vous devrez créer une nouvelle LLC, transférer tous les actifs et toutes les personnes avant de fermer le RO.

Image – Une LLC est perçue comme une présence plus importante sur le marché et suggère aux clients ou partenaires potentiels qu’une entreprise s’est engagée à long terme sur le marché chinois. Les nouveaux entrants sur le marché oublient souvent cela, mais unetelle perception peut être un obstacle important au développement des affaires.

Choisissez judicieusement votre activité commerciale

• Le champ d’activité d’une entreprise chinoise répertorie les services légalement autorisés à fournir en fonction de son enregistrement d’entreprise.
• A l’inverse, il est spécialement interdit à une entreprise de produire quoi que ce soit ou d’offrir des services non spécifiquement décrits dans son périmètre d’activité.
• Le champ d’activité d’une entreprise chinoise dicte le type d’entité qui sera choisi.

Modèles : 4 types de champ d’activité

1. Vente en gros de produits XXX ; distribution commissionnée (hors enchères) ; importer et exporter; et autres services connexes, (Lié à l’administration administrative de la license)
2. Vente en gros de produits XXX ; vente au détail interne de XXX, distribution commissionnée (hors enchères) ; importer et exporter; et autres services connexes. (Lié à l’administration administrative de la license),
3. Développement, fabrication et traitement des produits XXX ainsi que des produits XXX connexes, ventes de produits auto-fabriqués ; commerce d’importation et d’exportation, commerce de gros et d’agence de commission (à l’exclusion des enchères) des produits susmentionnés, et fourniture de services après-vente et autres services connexes.
4. Conseil en investissement, conseil en gestion d’entreprise, conseil en planification d’entreprise (à l’exclusion de la publicité), conseil en information commerciale, conseil en information environnementale, conseil en information économique, conseil scientifique et technique. (Lié aux licences administratives avec gestion des licences)

 

• Les bureaux de représentation sont limités aux services de liaison pour sa société mère (tels que le contrôle qualité pour l’approvisionnement en Chine), tandis qu’une société à responsabilité limitée (LLC) est autorisée à générer des revenus à partir des activités commerciales prescrites dans sa licence commerciale.
• Si une entreprise opérant par l’intermédiaire d’un bureau de représentation décide de commencer à vendre des produits ou des services à l’avenir, elle devra se rétablir en tant que nouvelle entreprise (en notant que la conversion n’est pas possible). Avec une LLC, cependant, il est possible d’étendre la portée de l’entreprise pour l’accueillir.

Plan d’action pour votre domaine d’activité

1. Prenez un papier et écrivez toutes les activités et produits/services que vous souhaitez effectuer MAINTENANT, dans 5 ans et dans 10 ans.
2. Faites des recherches approfondies sur vos concurrents en enquêtant sur leurs domaines d’activité en Chine. Même si vous êtes déjà situé en Chine, cela peut être un moyen de mettre à jour et d’étendre votre champ d’activité.
3. Rendez votre champ d’application aussi large que possible (bien que certaines limitations à ce sujet maintenant)
4. Soyez prêt à ce que l’AIC modifie, adapte, réduise votre portée d’origine. Cela peut être pris de manière positive – soit une licence supplémentaire est requise, un site Web opérationnel, un contrat de location de détail soumis, par exemple.

Décision 2 : Investissement en capital et durée de validité

Qu’est-ce que le capital social ?

• Il y a deux numéros qui devaient être fournis au CoC,

Le montant total de l’investissement et le montant du capital social,

• L’investissement total reflète le capital total requis pour développer et gérer l’entreprise.
• Le capital social qui est le montant du capital utilisé pour démarrer l’entreprise jusqu’à ce que l’entreprise ait un statut de trésorerie positif,
• Il n’y a pas de capital minimum requis en Chine,
• Il est important que chaque entreprise calcule son budget prévisionnel et ses besoins de trésorerie,
• Vous devez investir des fonds suffisants pour soutenir la Société jusqu’à ce que vous vous attendiez à ce que ses flux de trésorerie soient positifs,.
• Trop d’investisseurs passent trop de temps à trouver des moyens de minimiser leurs investissements en capital, pour découvrir que les dépenses d’entreprise sont plus élevées que prévu,
• Opérer en Chine n’est pas bon marché ; le loyer des bureaux et la rémunération des employés expérimentés peuvent rivaliser avec celles de n’importe quel pays développé,

Plan d’action pour calculer votre capital social

• Le CoC et le bureau des impôts sont d’autant plus favorables pour les entreprises dont le capital social est supérieur à 1 000 000 RMB.
• N’oubliez pas : aucun plan d’affaires n’est requis pour être vu par le bureau du gouvernement,
• Calculez le capital dont vous avez besoin pendant votre phase de démarrage (projection de 3 à 5 ans) et faites-en votre capital social (si cela a du sens pour vous et votre entreprise),

Quand le capital doit-il être injecté ?
– ne doit pas être injecté dès le premier jour, il doit être injecté en fonction des besoins réels de la société. Vous devez choisir votre durée de validité.

Quelle est votre durée de validité ?

• Au moins 10 ans
• Maximum de 50 ans

 

Étape 2 : les gens

Décision 3 : Actionnaire – qui sera l’actionnaire. Est-ce un particulier ou une entreprise ?

D’un point de vue fiscal, il est recommandé de choisir Entreprise plutôt que Particulier

Devez-vous envisager une société de holding de détention de votre société chinoise ?

• Taux d’imposition réduit basé sur les conventions de double imposition
• Transfert indirect d’actifs
• Lieu de gestion effective de la société chinoise,
• Prise de participation facilitée avec un partenaire chinois.

Nous pouvons vous assister afin d’appréhender toutes les implications liées la structuration d’une holding visant à détenir votre entité en Chine. 

Décision 4 : Gestion d’entreprise en Chine

Lorsque vous créez une entreprise en Chine, vous pouvez créer deux types de structure de gestion d’entreprise.

La première est destinée aux grandes entreprises et la seconde si vous voulez moins de personnes dans votre organisation.

Attribution du pouvoir et atténuation des risques

– Déléguer le pouvoir nécessite toujours un certain degré de confiance. Mais, il existe quelques mesures simples que chaque investisseur étranger devrait envisager pour atténuer le risque auquel sa filiale chinoise est exposée.

Exemple lié aux sceaux et tampons de la société

Les Sceaux et tampons des sociétés ont plus de valeur que les signatures en Chine :

• Une entreprise est liée chaque fois qu’un contrat ou un autre document est apposé avec le sceau ou le tampon de l’entreprise,
• C’est plus simple dans le sens où l’on peut dire immédiatement si une entreprise a approuvé ou non le contenu d’un document,
• Ce qui le rend dangereux, cependant, c’est que celui qui détient les sceaux et tampons  qui peut lier l’entreprise.
• En plus de cela, il y a le risque de faux tampons et sceaux d’entreprise.

Plan d’action :quelles sont les questions à poser à votre direction sur les opérations en Chine ?

1. Qui ou quoi investit en Chine ? Une entreprise ou un particulier ?
2. Qui est le décideur de l’entreprise chinoise ?
3. Qui sera le directeur financier/Chef comptable ?
4. Qui sera le signataire bancaire OU qui approuvera les paiements ?
5. Qui gardera le contrôle des sceaux et tampons de l’entreprise ?
6. Actionnaire – Qui est le signataire autorisé ?
7. Choisissez-vous un conseil d’administration OU un directeur général ?
8. Qui sera nommé au conseil d’administration ou en tant que directeur exécutif?
9. Qui est le Représentant Légal désigné ?
10. Qui est le directeur général nommé ?
11. Qui est le superviseur désigné ?

 

Étape 3 : Emplacement

Décision 5 : Nom de l’entreprise pour la Chine

• Le nom de votre entreprise reflète tout ce que vous défendez lorsque vous allez sur le marché, et si vous y réfléchissez, c’est la toute première chose que les clients potentiels apprennent à votre sujet
• En Chine, le processus d’enregistrement du nom de l’entreprise exige que le nom adhère à certaines stipulations de désignation. Cela ne veut pas dire que c’est un processus compliqué, mais trouver un nom disponible et adapté aux besoins de votre entreprise peut prendre du temps.

Nom de l’entreprise + [type d’entreprise] + [Ville de l’information] + [Société Ltd.]

ABC Management Consulting (Shanghai) Co. Ltd.

• Quelle importance accordez-vous au nom chinois ? Vous cherchez à marquer votre nom chinois?
• Marque de commerce versus nom de domaine versus nom d’entreprise chinois – Est-ce important ?
• Avez-vous besoin d’aide en fonction de l’importance et de l’image du nom ?

Stratégie

1. Le nom chinois est le seul nom enregistré
2. Le nom de l’entreprise doit être différent de celui de toute autre entreprise enregistrée dans le même genre d’entreprise.
3. Il existe deux approches pour sélectionner un nom d’entreprise chinois. Vous pouvez choisir un nom descriptif, ou vous pouvez choisir un nom qui n’a aucune signification mais qui est destiné à reproduire uniquement le son du nom de la société mère.
4. Vous aurez besoin d’un interlocuteur natif chinois pour vous aider à choisir les noms. Certaines entreprises travaillent simplement avec leur personnel actuel. Certaines entreprises embauchent une société de relations publiques ou de marque pour travailler avec elles sur la question.
5. Lorsque vous avez choisi vos noms, veuillez les soumettre pour un examen préliminaire. Il est important de vérifier et de voir s’il existe des conflits évidents avec les noms existants.

Nom de l’entreprise chinoise
contre
Dépôt de marque
contre
Enregistrement de domaines

Décision 6 : Vous devez signer un contrat de location pour une « adresse du siège social »

Cette décision a des conséquences juridiques liées à votre emplacement en Chine.

L’adresse du siège social est un MUST pour tout type d’enregistrement d’entreprise, et elle DOIT également être votre bureau opérationnel.

L’adresse du bureau virtuel est ILLÉGALE et doit être évitée ;

• Les comptes bancaires peuvent être gelés
• Inspections gouvernementales aléatoires

Un contrat de location d’un an doit être signé : tout contrat plus court que celui-ci sera refusé lors de la procédure d’inscription.

Le type de propriété est de la plus haute importance car il indique le choix de votre entité et la portée de votre entreprise :

• Usine/Entrepôt – champ d’activité de fabrication
• Commercial – périmètre d’activité commerce/services
• Magasin de vente au détail – champ d’activité de la vente au detail

Un point important est de se rappeler que, contrairement à d’autres juridictions, une entreprise UNIQUE peut être enregistrée dans UN espace de siège social.

Vous vous rendez compte soudainement que l’emplacement (c’est-à-dire la ville) que vous avez choisi n’est pas un succès pour votre entreprise et maintenant vous souhaitez changer de ville.

Conséquences fiscales de la sélection de votre emplacement en Chine

• Chaque ville en Chine est composée de districts. Lorsque vous choisissez un espace de bureau, n’oubliez pas :
• Vous enregistrez votre entreprise dans cette ville
• Vous enregistrez votre statut fiscal dans ce quartier de la ville.

Si vous souhaitez changer d’espace de bureau et déménager dans un nouveau quartier à l’avenir, comprenez les conséquences fiscales !
Des incitations fiscales peuvent être offertes par le gouvernement de l’État, local ou du district.

 

Étape 4 :  les opérations financières 

Décision 7 : La Banque

Étapes du processus lors de la constitution de la société (c’est-à-dire l’ouverture du compte bancaire) :

1. Faites vos devoirs… quelle banque choisissez-vous ?
2. Obtenez la liste des documents dès le début de l’incorporation
3. Informez la banque une fois la licence commerciale délivrée – demandez à votre conseiller d’entrée sur le marché de soumettre tous les originaux
4. Dans le cadre de COVID-19, les banques exigent une conférence téléphonique zoom pour rencontrer le représentant légal qui présente son passeport original. La vidéo sera enregistrée.
5. Ou dans certains endroits, comme Shenzhen, la banque exigera que vous vous rencontriez toujours en personne à l’agence bancaire avec votre passeport original.
6. La banque est tenue par la PBOC de visiter votre ADRESSE DE BUREAU SOCIAL pour prouver que vous n’êtes PAS dans un bureau virtuel. (Depuis août 2020)

L’ensemble du processus d’ouverture de compte bancaire peut prendre entre 25 et 30 jours ouvrables pour que le compte de capital complet et le compte de base RMB soient ouverts.

1. Ensuite, vous devez ouvrir votre opération de banque en ligne qui est distincte de la procédure d’ouverture de compte. Cela peut prendre 10 jours ouvrables supplémentaires car les tokens clés doivent être envoyés aux personnes opérationnelles du compte.
2. Le capital est remis par l’ACTIONNAIRE.
3. Afin d’utiliser le capital initialement, vous devez présenter une preuve des paiements à venir à la banque – tels que les loyers des bureaux, les salaires, les dépenses supplémentaires, avant de pouvoir échanger le capital du capital vers le compte de base RMB.

RAPPEL:

• Le processus d’ouverture de compte ne doit PAS déterminer comment vous choisissez votre partenaire bancaire !
• Ce partenariat durera toute la validité de votre organisation (espérons-le !).

Décision 8 : Statut de la taxe sur la valeur ajoutée

La TVA est une taxe de vente. C’est une source majeure de recettes fiscales pour le gouvernement chinois. Ils imposent donc des règles et un système très rigides pour lutter contre l’évasion fiscale.

• Si une LTD en Chine demande le statut de contribuable à la TVA générale (GVAT), l’entreprise peut récupérer ou compenser la TVA sur les achats, les ventes de biens et les services modernes.
• Si une LTD ne demande pas le statut de contribuable GVAT, elle est alors considérée comme un contribuable GVAT à petite échelle et ne peut pas compenser la TVA déductible. Il existe différents seuils de chiffre d’affaires pour déterminer quand une ILD va passer au statut de contribuable GVAT. En général, le seuil est de 800 000 RMB au cours de l’exercice.
• Si vous avez le statut de contribuable GVAT, la TVA à payer est due sur une base mensuelle. En tant que contribuable assujetti au système simplifié, la TVA à payer est due trimestriellement.

Définition d’un assujetti à la TVA Générale

TVA = TVA déductible – TVA déductible

Les vendeurs de biens/services peuvent établir des « factures spéciales TVA » ou des « factures générales TVA ».

Les « factures spéciales TVA » établies par les vendeurs de biens/services peuvent être vérifiées et déduites dans un délai de 180 jours par l’autre partie.

Définition d’un contribuable assujétti au régime simplifié de la TVA

• Appliquer un taux de TVA de 3%.
• Les vendeurs de biens/services ne peuvent établir que des « factures générales de TVA » et les encaisser intégralement et les factures générales de TVA ci-dessus ne peuvent être déduites par l’autre partie SAUF si les « factures spéciales de TVA » sont demandées au bureau des impôts et demandé par votre client.
• Les petits contribuables ne peuvent pas (encore) déduire la taxe en amont et peuvent uniquement utiliser les coûts pour déduire l’impôt sur le revenu à payer.

Décision 9 : Nomination du directeur financier

Pourquoi choisiriez-vous d’externaliser la finance en Chine ?

Les avantages de l’externalisation

• Coût
• Talent
• Recrutement
• Se concentrer
• Spécialisation
• Les compétences
• Le turnover de votre effectif
• Langue et culture

Les inconvénients de l’externalisation

• Un autre regard sur le talent,
• L’envers du recrutement

Pour toute information sur la constitution de votre entreprise en Chine, veuillez contacter notre équipe par email à info@opkofinance.com ou par téléphone au +852 2654 8800/+86 187 177 31958